Häufige Fragen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Grenzen: Ihr Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 Euro betragen, und im laufenden Jahr dürfen Sie 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Grenzen müssen eingehalten werden.

Wichtig: Überschreiten Sie die 100.000 Euro im laufenden Jahr, endet die Befreiung sofort — mitten im Jahr, nicht erst zum Jahreswechsel. Der Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, ist bereits steuerpflichtig.

Im Gründungsjahr zählt allein die 25.000-Euro-Grenze — ohne zeitanteilige Kürzung: Wer im Oktober startet, hat dieselben 25.000 Euro wie ein Januar-Gründer.

Das entscheidet fast immer Ihre Kundenstruktur: Bei Privatkunden (und Kunden ohne Vorsteuerabzug wie Ärzten, Versicherungsvermittlern, Wohnungsvermietern) bleibt der Umsatzsteueranteil des Marktpreises bei Ihnen — die Regelung lohnt sich meistens. Bei Firmenkunden mit Vorsteuerabzug bringt sie Ihnen nichts, kostet Sie aber die Vorsteuer aus all Ihren Einkäufen.

Auf unserer Übersichtsseite finden Sie den Grenzen-Check und den Lohnt-es-sich-Rechner — beide kostenlos, Ihre Eingaben verlassen den Browser nicht.

Dann werden Sie regelbesteuert: Umsatzsteuer auf den Rechnungen, Voranmeldungen, dafür Vorsteuerabzug. Das ist kein Unglück, sondern meist ein Zeichen von Wachstum — es muss nur sauber begleitet werden (Rechnungsstellung, Preiskalkulation, Voranmeldungsrhythmus).

In unserem Modell ist das der eingebaute Übergang ins Plus-Paket (150 Euro/Monat mit monatlicher Buchführung und Auswertungen). Wir überwachen die Grenzen für Sie mit — das gehört zum Jahrespaket.

Nein — ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen, davon sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Für Ihre Rechnungen genügen die vereinfachten Angaben (§ 34a UStDV) mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Aber: Empfangen und aufbewahren müssen Sie E-Rechnungen trotzdem — wie jeder Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Genau dafür ist unser Belegweg über DATEV Belege online gebaut (siehe Abschnitt E-Rechnung unten).

980 Euro im Jahr (netto, für ein Gewerbe): Jahresbuchführung mit Belegablage in DATEV Belege online, Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Anlage EÜR, die Steuererklärungen (Einkommen-, Gewerbe- und — soweit erforderlich — Umsatzsteuer), Bescheidprüfung, Fristenüberwachung, Überwachung der § 19-Grenzen und 60 Minuten Beratung im Kalenderjahr.

Lohnabrechnung kommt bei Bedarf mit 25 Euro je Mitarbeiter und Monat hinzu. Kosten Dritter (DATEV, Bank) tragen Sie direkt — siehe Abschnitt Belege online.

Sie laden Ihre Belege laufend hoch — Papier als Handyfoto, Rechnungen per Weiterleitung. Alles sammelt sich revisionssicher in Belege online. Ist Ihr Jahr vollständig, geben Sie uns per kurzer E-Mail das Startsignal: Erst dann verarbeiten wir den gesamten Bestand in einem Durchgang.

Dieser eine Durchgang ist der Grund für den Preis — bitte geben Sie das Startsignal erst, wenn wirklich alles da ist.

Am einfachsten geht es über unsere Startsignal-Seite: Name eintragen, Jahr wählen, bestätigen — die fertige E-Mail an uns öffnet sich.

Und keine Sorge vor dem Vergessen: Wir erinnern Sie aus Kulanz im Januar und noch einmal Anfang Juni. Kommt Ihr Startsignal bis zum 30. Juni des Folgejahres nicht, gilt Ihr Bestand in Belege online am 15. Juli als vollständig gemeldet — wir beginnen dann mit der Verarbeitung, damit keine Abgabefrist in Gefahr gerät. Belege, die danach noch eintreffen, berücksichtigen wir gesondert nach Zeitaufwand.

Das Jahrespaket setzt eine Buchung für das ganze Kalenderjahr voraus. Bei unterjährigem Einstieg berechnen wir für die Monate vor dem Einstieg einen Zuschlag von 75 Euro je Monat; liegt für diese Zeit bereits eine festgeschriebene, ans Finanzamt übermittelte Buchführung vor, kommen 45 Euro je Monat für deren Prüfung und Übernahme hinzu. Die Details stehen im Angebot, das Sie von uns bekommen.

Jedes Gewerbe ist ein eigenes Paket — auch das zweite: 980 Euro im Jahr je Gewerbe. Das ist keine Preispolitik, sondern folgt aus der Arbeit dahinter:

• Jeder Betrieb braucht eine eigene Buchführung und eine eigene Gewinnermittlung (eigene Anlage EÜR).
• Jeder selbständige Gewerbebetrieb bekommt eine eigene Gewerbesteuererklärung.
• Bei der Umsatzsteuer ist es sogar mehr Arbeit als beim einzelnen Gewerbe: Umsatzsteuerlich haben Sie ein einziges Unternehmen — die Werte beider Gewerbe müssen deshalb gesondert ermittelt und dann für Voranmeldungen und Jahreserklärung zusammengeführt werden.

Wichtig außerdem: Die Kleinunternehmergrenzen (25.000/100.000 Euro) gelten für den Gesamtumsatz aller Ihrer Tätigkeiten — ein zweites Gewerbe kann also die Befreiung auch im ersten kippen. Das prüfen wir, bevor Sie starten; sprechen Sie uns einfach an.

Als bestehender Mandant zahlen Sie für das zweite Gewerbe 900 statt 980 Euro — als Dankeschön für die Treue, obwohl die Zusammenführung bei der Umsatzsteuer für uns sogar Mehraufwand bedeutet.

Belege online ist das revisionssichere Belegarchiv im DATEV-Rechenzentrum — eines der sichersten Rechenzentren Europas. Jeder hochgeladene Beleg ist dort unveränderbar gespeichert; damit ist Ihre gesetzliche Aufbewahrungspflicht ab dem Moment des Uploads erfüllt.

Für uns ist es der eine Belegweg, auf dem unser Festpreis beruht: Alle Belege liegen an einem Ort, jeder Beleg wird mit seiner Buchung verknüpft, und Ihr E-Mail-Postfach muss kein Archiv spielen.

Derzeit 3,83 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer (Stand DATEV-Preisliste 08/2026). Den Vertrag schließen Sie direkt mit der DATEV — sie rechnet auch direkt mit Ihnen ab. Bei der Einrichtung helfen wir; das gehört zur Einrichtung Ihres Mandats.

Der Belege-online-Vertrag gehört Ihnen — nur Sie können ihn kündigen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst sichern, dann kündigen. Vor einer Kündigung sorgen wir gemeinsam dafür, dass Sie ein vollständiges Archiv Ihrer Belege und Buchführungsdaten haben, denn Ihre Aufbewahrungspflichten laufen unabhängig vom Mandat weiter.

SmartLogin ist eine kostenlose App auf Ihrem Smartphone, mit der Sie sich sicher bei den DATEV-Diensten anmelden — Ihr persönlicher Schlüssel zu Belege online und zur Upload-App. Ohne Kartenleser, ohne Zusatzgerät.

In einfachen Worten:

1. Wir bestellen SmartLogin für Sie — Sie erhalten von der DATEV einen Registrierungsbrief mit QR-Code.
2. Laden Sie die App „DATEV SmartLogin" aus dem App Store (iPhone) oder Play Store (Android).
3. App öffnen, den QR-Code aus dem Brief scannen (oder ID und Code abtippen) und ein Passwort vergeben.
4. Sie bekommen eine Bestätigungs-E-Mail — den Link darin anklicken. Fertig.

Die jeweils aktuelle offizielle Anleitung: DATEV-Dokument 1080654 „DATEV SmartLogin bestellen und einrichten". Kommen Sie nicht weiter, rufen Sie uns an — wir gehen die Schritte am Telefon mit Ihnen durch.

SmartLogin muss auf dem neuen Gerät neu eingerichtet werden. Am einfachsten: Solange das alte Gerät noch funktioniert, lässt sich der Zugang direkt umziehen; sonst bestellen wir Ihnen einen neuen Registrierungsbrief. Anleitung: DATEV-Magazin: SmartLogin auf einem neuen Gerät einrichten — oder kurz bei uns melden.

Mit der kostenlosen App DATEV Upload mobil: App öffnen, mit SmartLogin anmelden, Beleg fotografieren — die App erkennt den Beleg automatisch (grüner Rahmen) — und hochladen. Der Beleg liegt sofort revisionssicher in Belege online; das Papier brauchen Sie danach nur noch, bis das Foto gut lesbar hochgeladen ist.

Bitte auf scharfe, vollständige Fotos achten — verwackelte Bilder kann später niemand mehr lesen. Offizielle Anleitung: DATEV-Dokument 1071374 „DATEV Upload mobil installieren".

Dafür richten wir Ihnen eine persönliche Upload-Mail-Adresse ein: Rechnungen im PDF-Format (auch ZUGFeRD) leiten Sie einfach an diese Adresse weiter — der Anhang landet automatisch in Belege online. Die Weiterleitung funktioniert nur von Ihren zuvor bestätigten Absenderadressen; niemand Fremdes kann Ihnen etwas ins Archiv schieben.

Ausnahme: Reine XRechnungen (nackte XML-Dateien, häufig von Behörden) nimmt die Upload-Mail nicht an — die laden Sie über den Browser hoch (Belege online → Hochladen) oder senden sie im Zweifel an uns. Offizielle Anleitung: DATEV-Dokument 1007550 „DATEV Upload Mail einrichten".

Am schlanksten ist ein separates Geschäftskonto, dessen Auszüge Sie als PDF hochladen (die meisten Banken bieten den PDF-Download im Onlinebanking). Alternativ bleibt Ihr Konto ganz aus der Buchführung heraus — für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist das zulässig. Was für Sie passt, klären wir bei der Einrichtung.

Nein. Hochladen genügt — sortiert und verknüpft wird bei der Verarbeitung. Nur vollständig sollte es am Jahresende sein, bevor Sie das Startsignal geben.

Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (XML), den Maschinen direkt verarbeiten können. Die zwei üblichen Formate: XRechnung (reine XML-Datei, ohne Ansicht für Menschen) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten — sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber beides).

Zwei Dinge:

• Empfangen können: Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken — Sie müssen sie annehmen können. Mit Ihrer Upload-Mail-Adresse und Belege online ist das erledigt.
• Im Original aufbewahren: Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original — sie muss unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht. Auch das erledigt Belege online automatisch.

Ausstellen müssen Sie selbst keine E-Rechnungen (siehe Abschnitt 1) — Ihre Kunden werden aber zunehmend danach fragen: Ab 2027/2028 müssen alle anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Wenn Sie an Firmen leisten, sprechen Sie uns an; mit DATEV Auftragswesen next (7 Euro/Monat) können Sie E-Rechnungen sauber erstellen.

Kommt sie als ZUGFeRD-PDF: einfach an Ihre Upload-Mail-Adresse weiterleiten — fertig. Kommt sie als reine XML-Datei (XRechnung): über den Browser in Belege online hochladen, oder im Zweifel an uns senden — wir kümmern uns. Bitte niemals nur den Ausdruck abheften und die Datei löschen: Die Datei ist das Original.